Toda a reunião deve responder a três perguntas que necessitam de ações:
Passos para realizar uma reunião
ANTES DA REUNIÃO
- Definir os assuntos;
- Decidir o dia/hora;
- Convidar todos por Google Calendar (isso ajuda muito porque o voluntário é avisado 30 min antes da reunião).
- Reservar a sala;
- Após confirmação da reserva, mandar e-mail com a pauta e o local para os participantes (até um dia antes).
DURANTE A REUNIÃO
- A primeira coisa que dever ser feita e decidir quem irá fazer a ata;
- A ata dever ser finalizada em um prazo máximo de duas semanas.
- Há um tutorial de como fazer atas no drive (link).
APÓS A REUNIÃO
- A ata da reunião deve ser enviada aos presentes por e-mail ou slack e colocada no drive (na pasta apropriada – link).
TODOS OS DOCUMENTOS DO CAPÍTULO DEVEM ESTAR SEMPRE ONLINE PARA QUE OS VOLUNTÁRIOS TENHAM ACESSA A QUALQUER MOMENTO!
Onde reservar sala?
- Departamento de engenharia elétrica: Primeiramente você deve ser um aluno vinculado ao departamento. Você deve ir lá no máximo um dia antes da reunião e preencher um formulário no papel. A responta sai em um dia (as vezes em poucas horas).
- Departamento de engenharia mecânica: Você deve preencher um formulário online até 24h antes da reunião. A resposta sai geralmente na manhã do dia seguinte.
- Sala do Ramo Estudantil: Você deve preencher um formulário online até 18h do dia anterior da reunião (cabe apenas 6 pessoas).
- Sala do ceftru: Para reservar o auditório do ceftru, vc tem que mandar e-mail 3 dias antes. Salas normais não necessitam de reserva.